Attraverso il processo di documentazione intendiamo seguire il progetto nel suo complesso per dare evidenza ai contenuti e alle attività di formazione, accompagnamento e assistenza svolte.

Finalità sottesa a questa funzione è quella di costruire una memoria condivisa dei lavori che rafforzi la funzione e le relazioni interne al NOC e tra i partecipanti.

Avremo quindi:

•  una documentazione a supporto delle funzioni cosiddette di servizio (es. riunioni e incontri del NOC e della Cabina di regia, attraverso verbali o raccolta di documenti di lavoro da rendere);
• una documentazione volta a dare atto delle attività formative, informative e di assistenza, in questi caso non solo mediante la stesura di verbali, ma anche attraverso la produzione di dispense tematiche da utilizzare nei seminari, di uno strumentario atto a sostenere il lavoro dei funzionari e degli operatori, manuali;
• una raccolta ragionata dei materiali raccolti e prodotti durante l’assistenza tecnica on site.

La documentazione delle attività formative, informative e di assistenza consentirà quindi di lasciare traccia di un progetto di cui si può ipotizzare anche la replicabilità sia su scala nazionale che locale. Saranno quindi elaborati specifici strumenti di registrazione, archiviazione e organizzazione delle informazioni al fine di documentare in modo sistematico tutte le attività. La documentazione, in tutte le sue accezioni qui adottate, è al contempo uno strumento interno di regolazione dell’attività e di attivazione di un pensiero critico attorno agli obiettivi e alle azioni del piano, nonché uno strumento rivolto all’esterno come supporto all’azione di altri attori regionali e locali.